Clubreglement

Door het toetreden als lid tot T.C. ’t Leer VZW wordt hiernavolgend clubreglement aanvaard.

§ 1. Lidmaatschap :

Art. 1 : Een persoon wordt als lid beschouwd wanneer :

A. Zijn/haar gegevens doorgegeven werden aan het secretariaat

Én

B. Het verschuldigde lidgeld volledig is gestort.
Het lidgeld kan niet contant betaald worden in het chalet aan de chaletuitbater van dienst.

Art. 2 : Onder geen enkel beding worden betaalde lidgelden teruggestort.

Art. 3 : We onderscheiden 2 groepen :

– ‘Tennis-volwassenen’ : leden die 18 jaar of ouder zijn.
Een tennis-volwassene kan deelnemen aan alle organisaties voor volwassenen. Hij/zij heeft 2 reservatiebeurten, 1 beurt op weekdagen tussen 9 en 17 uur en 1 beurt elke dag tussen 9 en 23 uur.

– ‘Tennis-kinderen’ : leden jonger dan 18 jaar.
Een tennis-kind kan deelnemen aan alle organisaties voor niet-volwassenen & kan slechts reserveren tot 19 uur. Zij betalen het verlaagde tarief.

§ 2. Infrastructuur :

Art. 4 : De tennisvelden zijn in principe enkel toegankelijk voor leden, genodigden of deelnemers van tennisles/sportstage.
Deze laatsten uiteraard enkel tijdens de uren van de desbetreffende stage.
Enkel het bestuur kan beslissen hierop een uitzondering toe te laten.

Art. 5 : Iedereen die gebruik maakt van de infrastructuren & tennisvelden wordt verzocht deze ordelijk & in goede staat te houden.
Wij verzoeken verplaatste stoelen terug rond de tafels te schikken en de gravel van het schoeisel te verwijderen alvorens de kleedruimtes en het chalet te betreden.

Art. 6 : Elke beschadiging, van welke aard ook, moet aan het bestuur worden meegedeeld. In geval van kwaad opzet, herhaling, e.a. kan onmiddellijk tot tijdelijke of definitieve uitsluiting beslist worden & betaling van de eventuele schade gevorderd worden.

Art. 7 : Het is overal verboden binnen te roken.

Art. 8 : Het betreden van de tennisvelden is alleen toegelaten aan spe(e)l(st)ers in tenniskledij & met aangepast schoeisel, d.w.z. tennisschoenen waarvan de zool geen oneffenheden mag vertonen.

Art. 9 : Bij het beëindigen van elke speelbeurt het tennisveld en de lijnen vegen.

Art. 10 : Bij regen mag men een tennisveld slechts betreden wanneer de waterplassen volledig opgedroogd zijn (plassen niet wegvegen).

Art. 11 : Bij aanhoudend droog weer vraagt het bestuur aan de leden die hun speeluur beëindigen om het tennisveld te sproeien.

Art. 12 : Het bestuur en de terreinverzorgers hebben alle beslissingsrecht mbt. de bespeelbaarheid van de tennisvelden. De spelers dienen steeds het tennisveld te verlaten wanneer de verantwoordelijke oordeelt dat er onderhoudswerken nodig zijn.
De terreinverzorgers hebben het recht de leden van het tennisveld te weren eens het onderhoud daarvan werd aangevangen voor het door de leden gereserveerde speeluur. De terreinverzorgers mijden hierbij echter de meest bespeelde speeluren.

Art. 13 : Tijdens het avondtennis kunnen de spelers de chaletuitbater verzoeken de verlichting aan te steken. De terreinverlichting is gratis.
Met het oog op een goede verstandhouding met onze buren, drukken we er op de avondwedstrijden in een serene sfeer te laten verlopen.

Meld eventuele tekortkomingen (kleedkamers vuil, tennisvelden beschadigd, …) aan de bestuursleden. Trouwens, suggesties zijn steeds welkom.

§ 3. Reserveringsreglement :

Art. 14 : Het bestuur houdt zich het recht voor om tennisvelden te reserveren voor een aantal activiteiten. De leden zullen geen tennisveld kunnen reserveren op de uren voorzien voor:
– ontmoetingen Interclub
– het Open Dubbeltornooi
– sportactiviteiten georganiseerd door het bestuur
– lessen
– onderhoud tennisvelden

De bevoegde persoon bepaalt hoeveel beschermde wedstrijden of tennisvelden dienen ingelast te worden voor de respectievelijke organisatie onder bevoegdheid van het bestuur.

Art. 15 : Voor alle gebruikers van onze tennisvelden gelden de volgende regels :
– de reservatie geschiedt enkel via het elektronisch VTV-reservatiesysteem
– ieder lid heeft zijn/haar eigen VTV-lidkaart om te kunnen reserveren. Een tennisveld reserveren, gebeurt dus door jou persoonlijk. Bij het reserveren van een tennisveld, selecteer je jouw eigen naam en deze van al jouw medespelers. Niemand mag de naam van een ander lid misbruiken.

Leden dienen rekening te houden met de verwerkingsperiode voor het aanvragen en verwerken van hun VTV-lidmaatschap en de implementatie er van in het reservatiesysteem. Bij ontstentenis van een VTV-lidkaart kunnen zij uiteraard in deze ‘latente’ periode geen tennisveld reserveren. Deze leden mogen wel spelen op de tennisvelden indien deze niet gereserveerd zijn.

Art. 16 : Een reservatie dient behouden te blijven tot het einde van het speeluur.

Art. 17 : Pas na het gespeelde speeluur kan een lid slechts één enkele reservatie plaatsen voor een volgend uur voor de komende 6 dagen.
Voor de uitzonderingen hierop zie Art. 26.
Je kan dus het net gespeelde uur niet automatisch reserveren voor de volgende week.

Art. 18 : Een speelbeurt duurt één uur met een maximum van 55 minuten speelduur. Indien er zich leden aanbieden voor het volgende uur moet men er voor zorgen dat het tennisveld geveegd is en zo nodig gesproeid.
Zo nodig is het aan de spelers welke reserveerden op het volgende uur om naar het tennisveld te gaan en duidelijk te maken dat zij het in gebruik wensen te nemen.

Art. 19 : Wanneer niemand aanwezig is, mag je steeds voort spelen.

Art. 20 : De terreinreservatie vervalt 10 minuten na aanvang, dit bij het niet bezet zijn door 2 spelers. De speler(s) verliest (verliezen) zijn (hun) rechten op dit tennisveld.
Wanneer andere leden zich aanbieden, mogen deze dus spelen (zonder de reservatie te wijzigen).

Leden die zich niet kunnen aanbieden, worden gevraagd hun reservatie te annuleren, zodat het tennisveld nog door andere leden gereserveerd kan worden.

Art. 21 : Indien er 2 volwassenen een tennisveld reserveren na 19 uur, en deze spelers dit toelaten, dan mogen 1 of 2 ‘tennis-kinderen’ ook meespelen op dat tennisveld.

Art. 22 : De VTV-interclubwedstrijden worden, tenzij akkoord van het bestuur, op woensdagnamiddag & tijdens de weekends gespeeld en dit op tennisvelden 1 en 2.

Art. 23 : Tijdens het Open Tornooi zullen alle tennisvelden hiervoor voorbehouden blijven. Men kan enkel ‘los’ spelen na aanvraag en in overleg met de verantwoordelijke van de wedstrijdtafel.

Art. 24 : Tennisveld 3 wordt op bepaalde uren door het bestuur voorbehouden voor de tennislessen. Indien dit terrein onbespeelbaar is, bv. door wateroverlast, kan de desbetreffende lesgever gebruik maken van de tennisvelden 1 of 2 mits één van deze niet gereserveerd is bij aanvang van het lesuur.

Art. 25 : Voor het spelen van wedstrijden in het kader van goodwill en clubkampioenschap dient het lid zijn/haar reservatie te plaatsen in het reservatiesysteem voor het betreffende speeluur.

Art. 26 : Leden die zich voor de sportactiviteiten Goodwill of het Clubkampioenschap zowel voor enkel en dubbel hebben ingeschreven, krijgen geen extra reservatiemogelijkheid meer vanaf 2021, elk volwassen lid heeft automatisch recht op 2 reservatiebeurten, zie artikel 3.

Art. 27 : De vergoeding voor een gastspeler bedraagt € 5,00 per uur per genodigde, te betalen aan de uitbater of via de Tennis Vlaanderen app. De gastspeler moet zich gratis registeren, dit is uitgelegd op onze website Sport- spelen met een gastspeler.

Het uitnodigende clublid is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn/haar gast(en).

Art. 28 : Men mag in eenzelfde seizoen maximaal 3 x als gastspeler de terreinen betreden. Wel kan men dan lid worden en wordt die € 15,00 in mindering gebracht van het te betalen lidgeld.

Art. 29: Indien een clublid zijn naam doorgeeft aan iemand die niet lid is (zwartspeler), zal deze clublid één maand geschorst worden. Indien clubleden samen met een zwartspeler spelen, zullen deze één maand geschorst worden.

§ 4. Sportevenementen :

Art. 29 : Geen enkele organisatie kan en mag doorgaan, op en rond de infrastructuren en tennisvelden, zonder de toestemming van het bestuur.

Art. 30 : Voor deelname aan cluborganisaties dient men, indien gevraagd, tijdig in te schrijven via de specifieke inschrijvingslijsten in het chalet of per e-mail aan desbetreffende organisator.

Art. 31 : De reglementen van georganiseerde sportactiviteiten zullen in het chalet opgehangen worden. Het bestuur behoudt zich het recht om in alle onvoorziene omstandigheden, discussies, e.a. te oordelen en te beslissen.

Art. 32 : Indien een tennis-kind wenst deel te nemen aan een activiteit voor volwassenen, dient dit vooraf overlegd te zijn met het bestuur.
Voor een dergelijke inschrijving rekenen we op het gezonde beoordelingsvermogen van de ouders. Het bestuur behoudt echter te allen tijde het recht deze deelname te weigeren.

Art. 33 : Het bestuur kan tussenkomen in onkosten van VTV-interclubwedstrijden. Hiervoor maakt zij desgevallend bij aanvang van het seizoen specifieke afspraken met de kapitein van de interclubploeg. Indien er geen afspraken zijn gemaakt tussen het bestuur en de kapitein, zal er geen vergoeding plaats vinden.

§ 5. Verantwoordelijkheid & verzekering :

Art. 34 : De club is niet verantwoordelijk voor diefstal, beschadiging, e.a. van kledingstukken en/of voorwerpen toebehorend aan de leden.

Art. 35 : Kwetsuren opgelopen door leden (cfr. Art. 1) van de club tijdens het tennis spelen, zijn verzekerd via VTV.
Gelieve desgevallend contact op te nemen met een bestuurslid.

Art. 36 : Leden die zich inschrijven voor VTV-wedstrijden (individueel, dubbel of als ploeg) dienen de respectievelijke VTV-reglementen te volgen. Zie hiervoor www.vtv.be … .
Eventuele boetes die T.C. ‘t Leer ten laste worden gelegd wegens niet respecteren van de VTV-reglementen, worden door de tennisclub verhaald op de speler (zo het meerdere spelers betreft, verhaalt T.C. ‘t Leer zich op de kapitein).

Art. 37 : Het bestuur vraagt met aandrang om de eigendom achter de tennisvelden niet te betreden. Voor het beschadigen van de omheiningen of bij gebeurlijke ongevallen, hondenbeten, aansprakelijkheid voor beschadigingen, enz. zal je op geen enkele manier een beroep kunnen doen op de club, de verzekeringen van de club of de verantwoordelijkheid van het bestuur.

§ 6. Klachten :

Art. 38 : Bij het vaststellen van misbruiken, wordt je verzocht jouw klacht schriftelijk over te maken aan het bestuur.

§ 7. Opening(suren) :

Art. 39 : Het tennisjaar van T.C. ‘t Leer loopt vanaf het eerste weekend van de Paasvakantie tot 31 oktober.

Art. 40 : De tennisvelden zijn tijdens het tennisseizoen iedere dag open van 9u00 tot 23u00.

Art. 41 : De werking van de toogdienst gebeurt obv. vrijwilligers. De openingsuren die vooropgesteld worden, zijn:
– iedere werkdag van 18u30 tot 24u00
– op weekend- & feestdagen van 11u00 tot 24u00.
Indien je onverwacht verhinderd bent voor het vervullen van de toogdienst, zorg je in eerste instantie zelf voor een vervanger en dien je de chaletverantwoordelijke op de hoogte te brengen.

Heb je interesse om de grote groep tappers te vervoegen, geef dan even een berichtje door aan de chaletverantwoordelijken.

§ 8. Clubreglement :

Art. 42 : Het bestuur heeft het recht dit reglement te allen tijde te wijzigen. Elke wijziging zal bekend gemaakt worden via affiche in het chalet, per mail of site. Het bestuur behoudt zich het recht om in alle onvoorziene omstandigheden te oordelen en te beslissen.

Het clubreglement werd door het bestuur unaniem goedgekeurd op 21/01/2013.

Met sportieve groeten,

het bestuur.

GDPR

In deze privacyverklaring willen we alle bij TC ‘t Leer VZW aangesloten leden, deelnemers aan activiteiten, klanten en personen die belangstelling tonen in onze clubwerking informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TC ’t Leer VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 

Dit brengt met zich mee dat:

• wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als TC ’t Leer VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

TC ’t Leer VZW (t.a.v. Kurt Heuten)

Zevenhuizenstraat 70 – 2547 LINT

tleer@telenet.be – tel. 03/689.22.99

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door TC ‘t Leer VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (contractuele grond);
• Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting);
• Het informeren over onze clubwerking en uitnodigen voor clubactiviteiten (contractuele grond en gerechtvaardigd belang);
• Het organiseren van de sportieve opleiding en voorbereiding (contractuele grond);
• Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere activiteiten van de koepelfederatie Tennis Vlaanderen VZW (contractuele grond);
• Het registreren van uw competitieresultaten en berekenen van uw klassement en/of ranking (via Tennis Vlaanderen) (gerechtvaardigd belang);
• Het detecteren en opvolgen van talenten (gerechtvaardigd belang);
• Het uitvoeren van marktonderzoek en statistieken i.f.v. ons toekomstig clubbeleid (gerechtvaardigd belang);
• Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse overheid (wettelijke verplichting).

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting);
• Telefoonnummer, e-mail, rijksregisternummer, foto, video en URL (mits toestemming);
• Tennisgegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers (gerechtvaardigd belang);
• Sportongevallen (wettelijke verplichting);
• Financiële gegevens, o.a. betalingen, rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang);
• Bij officiële trainers en officials: sportspecifieke diploma’s en prestaties en VOTAS-ID (wettelijke verplichting).

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij met uitdrukkelijke toestemming.

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt via o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website of de website van Tennis Vlaanderen, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, … 

Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestemming te verifiëren.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

TC ‘t Leer VZW houdt zich het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar.

Verstrekking aan derden

Wij maken gebruik van een derde partij voor het verzorgen van:

• leden- en competitie-administratie (Tennis Vlaanderen);
• tennislessen & -stages (tennisschool en/of individuele trainers en Tennis Vlaanderen);
• terreinreservaties (Tennis Vlaanderen);
• sportongevallenverzekering (verzekeraar);
• internetomgeving (webhosting);
• nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform);
• bestellingen en betalingen (bestelplatform).

Verder geven wij de door u verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvb. Tennis Vlaanderen, Sport Vlaanderen, de lokale overheid, politie, gerecht, …) of in functie van een samenwerking binnen de beschreven doeleinden van de vereniging. Indien wij persoonsgegevens wensen te delen met derden buiten de beschreven doeleinden van de vereniging zullen wij u hiervoor schriftelijk toestemming vragen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of de GDPR-compliancy van de betreffende instantie niet hebben gecheckt. In deze verwerkersovereenkomsten worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Teneinde het spelen van tennis onder elkaar te kunnen faciliteren, worden naam, telefoon en emailadres van alle clubleden ter beschikking gesteld aan de andere clubleden via de website van de club op een besloten webpagina (via paswoord). Op eenvoudig verzoek kunt u zich laten verwijderen uit deze lijst (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).

Teneinde de tennissport in het algemeen en de competities in het bijzonder te kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens van uw lidmaatschap (o.a. competitieresultaten, klassement, …) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend te kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, via een besloten database van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld aan een beperkte groep gemandateerden (via paswoord) en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders, vakpers, …) op de website van Tennis Vlaanderen (dit laatste weliswaar zonder contactgegevens).

Van de officiële trainers, officials, interclubverantwoordelijken en -kapiteins en de bestuurders van de club worden eveneens de specifieke functies en de contactgegevens in de besloten database en webomgeving van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

• Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Encryptie van de persoonsgegevens, Firewall en Patchbeheer;
• Back-ups om de persoonsgegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Alle personen die namens TC ‘t Leer VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, alsook Tennis Vlaanderen en haar gemandateerden zijn gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Bewaartermijn

TC ‘t Leer VZW bewaart de persoonsgegevens niet langer dan 5 jaar inactiviteit bij de club.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, kopie en correctie van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben.  U kan dit regelen via uw persoonlijke webpagina (spelersdashboard) op de website www.tennisvlaanderen.be (uw lidnummer en paswoord worden u via een email van Tennis Vlaanderen toegezonden of kunnen opnieuw opgevraagd worden via info@tennisvlaanderen.be).

Daar waar de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken zonder opgave van reden. Het intrekken van uw toestemming verandert niets aan de geldigheid van de verwerkingen die gebeurd zijn vóór de intrekking. Let wel: uw email en telefoon zijn nodig voor het inschrijven voor competities.

U heeft het recht op beperking van uw persoonsgegevens. De rechtmatigheid van uw vraag zal door ons getoetst worden aan onderhavige privacyverklaring en aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel

Commission@privacycommission.be

Wijziging privacy statement

TC ‘t Leer VZW kan zijn privacyverklaring wijzigen.  Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.